Wenn Sie sich für die papierlose Buchhaltung entscheiden, schreibt das Bundesministerium für Finanzen in ihrem BMF-Schreiben einige Regeln vor, die beachtet werden müssen:

• Rechnungen, die Sie auf elektronischem Weg erhalten haben, müssen auch in dieser Form aufbewahrt werden (z.B. als PDF-Dateien)

• Belegsicherung: Die Papierbelege müssen z. B. durch die laufende Nummerierung und durch die laufende Ablage gesichert werden. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden

• Verfahrensdokumentation: Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die elektronisch aufbewahrten Unterlagen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Das interne Kontrollsystem muss allgemein gewährleistet werden.